DASAR KOLEKSI MALAYSIANA DAN ARKIB
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


---------------- o H -Koleksi Gerald Hawkins
1.    MISI PERPUSTAKAAN

    Menjadi sebuah Perpustakaan Akademik dan Perpustakaan Penyelidikan yang mempunyai sumber bernilai dan memberi perkhidmatan yang berkualiti untuk menyokong Universiti Sains Malaysia sebagai pusat kecemerlangan dalam pengajaran, pembelajaran, penyelidikan, perundingan, dan pembangunan insan serta menyumbang ke arah kemajuan ilmu.

2.    MATLAMAT BAHAGIAN MALAYSIANA DAN ARKIB

    Membina dan menyelenggara satu koleksi berkenaan Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam yang lengkap dan mendalam untuk menyokong kecemerlangan pengajaran, pembelajaran, penyelidikan dan perundingan.

3.    OBJEKTIF BAHAGIAN MALAYSIANA DAN ARKIB

    a.  Merancang, membina dan mengurus koleksi mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    b.  Memberi perkhidmatan rujukan dan maklumat, khususnya tentang Malaysia,Singapura dan Brunei Darussalam kepada para akademik, penyelidik dan pelajar.
    c.  Memelihara koleksi untuk warisan bangsa Malaysia.

4.    FUNGSI-FUNGSI BAHAGIAN MALAYSIANA DAN ARKIB

    Bahagian Malaysiana dan Arkib perlu menjalankan fungsi-fungsi di bawah bagi mencapai objektif yang ditetapkan di atas, iaitu:
    a.  Mewujudkan koleksi ilmiah berkaitan Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    b.  Mengumpul koleksi arkib yang berkaitan dengan Universiti Sains Malaysia, Pulau Pinang dan negeri-negeri di utara Semenanjung Malaysia.
    c.  Membantu dalam projek-projek khas yang akan memperluaskan dan memberi manfaat kepada koleksi Malaysiana dan Arkib selaras dengan objektif Bahagian, seperti Projek Sejarah Lisan.
    d.  Mengumpul dan mengembangkan koleksi-koleksi khas untuk membantu penyelidikan.
    e.  Mengumpul bahan-bahan yang tersebar dan meliputi sesuatu jangkamasa serta mempunyai nilai-nilai penyelidikan seperti risalah-risalah pilihanraya, manifesto dan lain-lain.
    f.  Memberi perkhidmatan pinjaman dan rujukan kepada pengguna.

5.    TUJUAN DASAR KOLEKSI MALAYSIANA DAN ARKIB

    Sebagai panduan untuk membina dan memelihara bahan-bahan yang dikelaskan sebagai bahan Malaysiana dan Arkib, seterusnya menyediakan bahan untuk tujuan rujukan dan penyelidikan.

6.    TANGGUNGJAWAB

    Ketua Bahagian Malaysiana dan Arkib bertanggungjawab memastikan pelaksanaan dasar yang ditetapkan.
7.   TAKRIF

    Takrifan Malaysiana dan Arkib berbeza-beza dari satu institusi ke satu institusi bergantung kepada skop yang ditetapkan oleh institusi berkenaan.
    7.1   Malaysiana
    a.  Bahan-bahan mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    b.  Kesusasteraan termasuk bidang seni dan muzik oleh pengarang Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    c.  Kesusasteraan Malaysia oleh pengarang Melayu dan juga bangsa asing (termasuk terjemahan).
    d.  Kesusasteraan Melayu tradisional dan Kesusasteraan Malaysia oleh pengarang tempatan dan luaran.
    e.  Majalah terbitan Malaysia
    7.2   Arkib
    Bahan-bahan yang berkaitan dengan Universiti Sains Malaysia sama ada diterbitkan atau tidak, kecuali rekod dan fail yang dihasilkan oleh Jabatan.
8.   PEMBINAAN KOLEKSI

    Pustakawan di Bahagian Malaysiana dan Arkib bertanggungjawab melakukan pemilihan judul samada untuk pembelian atau diperolehi sebagai hadiah. Pembelian buku dan perolehan sebagai hadiah akan dilakukan oleh Bahagian Perolehan. Pembelian majalahakan dilakukan oleh Bahagian Bahan-Bahan Bersiri. Di antara bahan-bahan yang akan diperolehi ialah buku, majalah, kertas-kerja, laporan, risalah dan lain-lain jenis bahan yang mempunyai nilai penyelidikan dan sejarah.
    8.1  Jenis-jenis Koleksi
    a.  Koleksi Malaysiana
    •  Menempatkan buku dalam semua bidang (sains dan bukan sains) mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam. Terdapat dalam dua bahasa iaitu bahasa Melayu dan Inggeris.
    •  Menempatkan majalah dalam semua bidang mengenai Malaysia sahaja. Terdapat dalam dua bahasa iaitu bahasa Melayu dan Inggeris.
    •  Koleksi ini boleh diakses melalui Krisalis.
    •  Nombor panggilan mempunyai simbol rbm.
          Contoh: HQ674.6.S933 f rbm
    b.  Koleksi Arkib
    •  Mengandungi semua penerbitan Penerbit USM (termasuk “dengan kerjasama”), latihan ilmiah pelajar USM, tesis staf akademik dan pelajar USM, laporan projek penyelidikan oleh staf USM, penulisan mengenai USM oleh mana-mana individu atau badan (tidak semestinya dari USM), kertas-kerja seminar/persidangan anjuran USM (termasuk “anjuran bersama”), gambar foto USM dan bahan-bahan lain mengenai Universiti Sains Malaysia (tidak termasuk rekod dan fail jabatan di USM).
    •  Koleksi ini boleh diakses melalui Krisalis.
    •  Nombor panggilan mempunyai perkataan Arkib.
          Contoh: NA25.P4F542 f rb Arkib
    c.  Buku Nadir
    •  Mengandungi buku yang diterbitkan di Malaysia sebelum tahun 1945, dan buku yang diterbitkan di luar Malaysia sebelum abad ke-19. Kebiasaannya buku-buku ini adalah naskhah yang sukar didapati kerana penerbitannya terhad.
    •  Nombor panggilan mempunyai simbol bn.
          Contoh: BP166.57.K62bn
    d.  Koleksi Khas/Persendirian
    •  Bahan di koleksi ini merupakan sumbangan daripada orang perseorangan atau pertubuhan, yang bertujuan untuk mempelbagaikan sumber rujukan dan memperkayakan koleksi Perpustakaan.
    •  Menempatkan pelbagai bentuk bahan yang mempunyai nilai sejarah tanah air, seperti buku dan fail milik perseorangan atau pertubuhan.
    •  Koleksi diberi nama bersempena dengan nama penyumbangnya.
    •  Simbol pada nombor panggilan di dalam Krisalis menggunakan singkatan nama penyumbang seperti berikut:
      o H -Koleksi Gerald Hawkins
      o SA - Koleksi Sharom Ahmat
      o MHS - Koleksi Muhammad Haji Salleh
      o HST - Koleksi Hamdan Sheikh Tahir
      o SHA - Koleksi Syed Hussein Alatas
      o DAR - Koleksi Naib Canselor Dzulkifli Abdul Razak
      o MSY - Koleksi Md. Salleh Yaapar
      o CM - Koleksi Chandra Muzaffar
      o MS - Koleksi Naib Canselor Omar Osman
    •  Maklumat bahan dalam bentuk fail terdapat di dalam pangkalan data dalaman Koleksi Khas/Persendirian (KKP).
    e.  Koleksi Risalah Malaysiana dan Arkib
    •  Mengandungi risalah, artikel dan lain-lain, mengenai Malaysia dan juga mengenai Universiti Sains Malaysia. Risalah yang disimpan adalah risalah yang mengandungi maklumat ringkas mengenai sesuatu tajuk seperti "Panduan pindaan undang-undang pertubuhan berdaftar" yang dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia.
    •  Koleksi Risalah ini tidak disenaraikan di dalam Krisalis.
    •  Maklumat koleksi ini disimpan di dalam pangkalan data dalaman Risalah Malaysiana (RISMA).
    •  Penggunaan berdasarkan pertanyaan rujukan dan disyorkan oleh Ketua Bahagian Malaysiana dan Arkib.
    f.  Koleksi Foto Arkib
    •  Mengandungi foto-foto mengenai USM. Foto-foto ini telah diserahkan kepada Perpustakaan oleh pihak Muzium dan Galeri Tuanku Fauziah, USM.
    •  Koleksi ini tidak disenaraikan di dalam Krisalis.
    •  Maklumat koleksi ini disimpan di dalam pangkalan data dalaman Koleksi Foto Arkib (KFA).
    •  Pendigitalan foto arkib dibuat dan dimuat naik ke dalam perisian terbuka Omeka untuk diakses oleh pengguna.
    •  Penggunaan berdasarkan pertanyaan rujukan dan disyorkan oleh Ketua Bahagian Malaysiana dan Arkib.
    g.  Koleksi Kaum Peranakan Malaysia
    Kaum Peranakan Malaysia terdiri daripada;
      i.  Kaum Jawi Peranakan
      ii.  Kaum Cina Peranakan
      iii.  Kaum India Peranakan (Kaum Chetti)
      iv.  Kaum Siam Peranakan (Kaum Sam-Sam)
    Koleksi ini mengandungi buku-buku, tesis, penulisan mengenai kaum peranakan, kertas kerja/seminar serta bahan-bahan lain seperti temuramah tokoh-tokoh kaum peranakan di Malaysia yang masih hidup dalam bentuk cakera padat, gambar-gambar dan sebagainya.
      ii.  Bertanggungjawab memantau dan mengkaji semula rangka kerja dasar ini.

        b.  Ketua Bahagian

    Semua Ketua Bahagian bertanggungjawab dalam pengurusan dan keselamatan koleksi yang berada di bawah kawalan masing-masing. Ini termasuk pengendalian yang sempurna, keselamatan dan proses serta kaedah pemuliharaan dan pembaikan.
    Nota: Semua staf Perpustakaan bertanggungjawab dalam memastikan keseluruhan koleksi Perpustakaan dipelihara mengikut dasar ini.
5.   DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN

    Dasar ini juga merujuk kepada dasar dan panduan lain di Perpustakaan, iaitu:
        a.  Dasar Koleksi Malaysiana dan Arkib
        b.  Dasar Pembangunan Sumber Maklumat Perpustakaan
        c.  Panduan Keselamatan Perpustakaan oleh Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan.
        d.  Peraturan Perkhidmatan Pinjaman Perpustakaan.

6.    JENIS KOLEKSI

    6.1  Koleksi Malaysiana
    Koleksi Malaysiana mengandungi maklumat mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam. Ianya terdiri daripada buku, majalah, kertas persidangan dan risalah dalam pelbagai format. Koleksi ini perlu dipelihara sebaik mungkin supaya kekal dan sentiasa dapat diakses.

    Nota:
    Bahan bukan bercetak atau bahan media seperti peta, video, filem, piring hitam, dan kaset tidak termasuk di dalam koleksi ini kerana memerlukan kaedah pemeliharaan yang berbeza. Oleh itu bahan-bahan bukan bercetak disimpan di Bahagian Perkhidmatan Media.(tidak termasuk koleksi mikro)
    6.2  Koleksi Bukan Malaysiana
    Koleksi ini terdiri daripada:

      a.    Koleksi Arkib
      b.    Koleksi Buku Nadir
      c.    Koleksi Khas/Persendirian
      d.    Koleksi Bahan Media
      e.    Koleksi Bahan Mikro Bentuk
      f.    Koleksi Simpanan Khas
      g.    Koleksi Pendidikan Jarak Jauh
      h.    Koleksi Rak Terbuka

    Semua koleksi ini mengandungi bahan-bahan yang terdiri daripada pelbagai format. Bahan-bahan ini memerlukan prosedur pemeliharaan yang khusus dan mengikut keperluan bahan itu sendiri.
7.   PENYIMPANAN BAHAN

    Pihak Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab memastikan perancangan, pelaksanaan dan penyelenggaraan penyimpanan bahan dilakukan dengan sempurna. Ini boleh dicapai dengan:
    a.  Memastikan spesifikasi bangunan samada yang baharu, dinaiktaraf atau diubahsuai, mematuhi keperluan pemeliharaan yang dinyatakan di dalam dasar ini dan dasar lain yang berkaitan.
    b.  Memastikan bangunan Perpustakaan diselenggara agar sentiasa dapat memenuhi spesifikasi tersebut.
    c.  Ketua Bahagian perlu menyediakan persekitaran yang sesuai dan selamat untuk koleksi di bawah kelolaannya. Ini dapat dilakukan dengan menetap dan menyelenggara tahap suhu, kelembapan, cahaya, kualiti udara dan gegaran. Bagi bahan yang mudah rosak, perlu disediakan peralatan yang boleh mengawal keadaan persekitaran.
8.   KESELAMATAN KOLEKSI

    Pihak Pengurusan Perpustakaan pada asasnya bertanggungjawab menyediakan ukuran keselamatan koleksi samada semasa diguna atau tidak oleh pelanggan Perpustakaan. Semua staf perlu mengetahui asas-asas keselamatan bahan supaya dapat mencegah atau mengurangkan risiko kerosakan bahan daripada api, air, bencana alam, serangga perosak, kerosakan buatan manusia seperti peperangan, kecurian dan vandalisma.
9.   PERSEDIAAN MENGHADAPI BENCANA

    Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Perpustakaan bertanggungjawab memastikan perancangan dan prosedur keselamatan tersedia untuk mencegah dan bertindak serta memulihkan keadaan kecemasan yang mungkin memberi kesan kepada koleksi.
10.   PENGGUNAAN KOLEKSI

    Tahap penggunaan koleksi tertakluk kepada peraturan dan ketetapan seperti berikut:
    a.  Koleksi Malaysiana
    Koleksi ini adalah koleksi tertutup dan hanya boleh digunakan di kawasan Bahagian berkenaan sahaja. Fotokopi untuk bahan ini tidak dibenarkan.
    b.  Bahan mudah rosak
    Bahan yang dikenalpasti mudah rosak seperti bahan media, perlu dibuat salinan. Pelanggan hanya dibenarkan mengguna naskhah salinan sahaja.
    c.  Koleksi rak terbuka
    Penggunaan koleksi ini tertakluk kepada Peraturan Perkhidmatan Pinjaman Perpustakaan.
    d.  Pinjaman Antara Perpustakaan
    Bahan di Koleksi Rak Terbuka sahaja dibenarkan untuk pinjaman antara perpustakaan.
    e.  Pameran
    Bahan-bahan dari koleksi Perpustakaan boleh dipinjamkan untuk tujuan pameran dengan syarat-syarat yang dipersetujui dan mendapat kelulusan pihak pengurusan Perpustakaan.
    Nota: Syarat dan peraturan untuk membuat salinan fotokopi adalah tertakluk kepada peraturan Perpustakaan dan Akta Hakcipta 1987
11.   PENGENDALIAN BAHAN

    a.  Staf Perpustakaan
    Staf Perpustakaan bertanggungjawab mengendali bahan dengan baik dan cermat sewaktu menjalankan tugasan harian mereka.

    b.  Pelanggan Perpustakaan
    Pelanggan perlu menggunakan bahan-bahan Perpustakaan dengan cermat dan mengikut syarat-syarat penggunaan bahan seperti yang ditetapkan oleh pihak pengurusan Perpustakaan.
12.   LATIHAN

    Latihan yang berkaitan dengan pemeliharaan dan pemuliharaan bahan sentiasa dirancang dan dilaksanakan dari masa ke semasa. Semua staf yang terlibat akan dipastikan kelayakan dan kemahiran mereka sesuai dengan tugas dan tanggungjawab.
13.   PEROLEHAN BAHAN

    Perolehan bahan perlu mematuhi perkara-perkara berikut:
    a.  Kemampuan Perpustakaan untuk memulihara bahan yang diperolehi.
    b.  Kedapatan kemudahan pemeliharaan bahan.
    c.  Pemeliharaan bahan bagi jangka masa panjang, salinan asal yang diperolehi perlu mempunyai kualiti yang tinggi, contohnya bahan mikrobentuk dan bahan media.
14.   PEMELIHARAAN KOLEKSI

    Melalui penyelenggaraan dan pemuliharaan berterusan, kerosakan yang serius terhadap koleksi Perpustakaan akan dapat dikurangkan termasuk memelihara bahan asal , memudahkan akses dan menjimatkan ruang. Penyelenggaraan koleksi termasuklah:
    a.  Menyemak keadaan bahan secara berkala dan mengambil langkah-langkah pencegahan, rawatan, membuat salinan pendua atau mengganti bahan yang dikenalpasti rosak.
    b.  Penggunaan bekas atau kotak yang bersesuaian untuk melindungi bahan.
    c.  Mengekalkan kebersihan kawasan penyimpanan dan membersihkan koleksi secara sistematik mengikut kaedah yang bersesuaian.
    d.  Menyediakan ruang simpanan yang bersesuaian dengan bahan berkenaan.
    e.  Penukaran format (pendigitalan) untuk menukarkan format sumber ilmu dan maklumat dalam bentuk bercetak/analog (sama ada teks, audio, video, grafik, dan sebagainya) kepada bentuk digital supaya ianya dapat disimpan, mudah dikesan/didapatkan semula dan diedarkan secara elektronik.
    f.  Pemikrofileman iaitu satu teknik penyalinan berkualiti yang menjamin simpanan bahan untuk jangka masa panjang.
    Nota:
    Naskhah salinan perlu dibuat bagi bahan yang terlalu aktif penggunaannya dan mudah rosak.
15.   PEMULIHARAAN KOLEKSI

    Pemuliharaan bertujuan untuk memanjangkan usia atau untuk memperbaiki fizikal bahan. Proses ini melibatkan penjilidan, pembaikan pengawetan dan menduplikasi bahan yang mudah rosak. Pemuliharaan dilakukan mengikut piawaian yang ditetapkan. Di antara proses-proses yang perlu dilakukan ialah:
    a.  Penjilidan dan pembaikan kecil bahan.
    Staf terlatih adalah bertanggungjawab ke atas proses ini.
    b.  Pengawetan.
    Aktiviti ini memerlukan tahap kepakaran yang tinggi. Proses ini dilakukan oleh mereka yang berkelayakan dalam bidang berkenaan.
15.   KESIMPULAN

    Perpustakaan akan bekerjasama dengan mana-mana institusi dalam urusan pemeliharaan dan pemuliharaan bahan Perpustakaan, termasuk perpustakaan di dalam dan di luar negara serta institusi arkib atau muzium.
    Edaran dokumen ini tertakluk kepada keperluan mana-mana Bahagian di Perpustakaan sahaja.