| 1. PENGENALAN |
Sumber maklumat Perpustakaan terdiri daripada pelbagai format yang boleh dibahagikan kepada bahan bercetak dan bahan bukan bercetak. Bahan bercetak adalah berasaskan kertas dan bahan bukan bercetak terdiri daripada pelbagai format seperti mikrobentuk, pita kaset, pita video, CD-ROM dan lain-lain format media. Secara am, koleksi Perpustakaan USM terbahagi kepada bahan Malaysiana dan bukan Malaysiana. Kedua-dua koleksi ini memerlukan pendekatan tahap pemeliharaan yang berbeza kerana kedua-duanya mempunyai kepentingan yang tersendiri.
Kesemua koleksi Perpustakaan ini sering terdedah kepada kerosakan dari segi fizikal bahan. Oleh itu satu dasar pemeliharaan dan pemuliharaan amat diperlukan untuk memastikan kesemua bahan ini dapat dikekalkan selama mungkin, terutamanya bahan-bahan yang mempunyai nilai sejarah seperti bahan Malaysiana dan Arkib Universiti.
Dalam melaksanakan dasar pemeliharaan dan pemuliharaan ini kesedaran di kalangan staf dan pelanggan Perpustakaan adalah penting. Tanpa kesedaran ini, dasar yang dibentuk akan tinggal sebagai dasar tanpa ada pelaksanaannya. Untuk membentuk dasar, beberapa perkara perlu diambilkira, iaitu:
• Matlamat dan objektif Perpustakaan
• Dasar Pembangunan Sumber Maklumat Perpustakaan
• Perancangan strategik
• Keperluan pelanggan
• Kepentingan satu-satu bahan itu sendiri |
| 2. MISI PERPUSTAKAAN |
Menjadi sebuah Perpustakaan Akademik dan Perpustakaan Penyelidikan yang mempunyai sumber bernilai dan memberi perkhidmatan yang berkualiti untuk menyokong Universiti Sains Malaysia sebagai pusat kecemerlangan dalam pengajaran, pembelajaran, penyelidikan, perundingan, dan pembangunan insan serta menyumbang ke arah kemajuan ilmu. |
| 3. MATLAMAT |
Matlamat Dasar Pemeliharaan dan Pemuliharaan Sumber Maklumat ialah untuk menyediakan panduan bagi pemeliharaan koleksi Perpustakaan. Dasar ini meliputi setiap aspek pemeliharaan dan pemuliharaan untuk semua jenis bahan di Perpustakaan. Ianya juga menjadi panduan bagi staf Perpustakaan yang bertanggungjawab, memelihara dan memulihara koleksi Perpustakaan. Dasar ini juga membantu pihak pengurusan mengenalpasti keperluan perancangan yang berkaitan dengan pemeliharaan dan pemuliharaan. |
| 4. TANGGUNGJAWAB |
a. Ketua Pustakawan |
i. Bertanggungjawab sepenuhnya dalam urusan penjagaan koleksi termasuk pemeliharaannya. |
ii. Bertanggungjawab memantau dan mengkaji semula rangka kerja dasar ini. |
b. Ketua Bahagian |
Semua Ketua Bahagian bertanggungjawab dalam pengurusan dan keselamatan koleksi yang berada di bawah kawalan masing-masing. Ini termasuk pengendalian yang sempurna, keselamatan dan proses serta kaedah pemuliharaan dan pembaikan. |
Nota: Semua staf Perpustakaan bertanggungjawab dalam memastikan keseluruhan koleksi Perpustakaan dipelihara mengikut dasar ini. |
| 5. DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN |
Dasar ini juga merujuk kepada dasar dan panduan lain di Perpustakaan, iaitu: |
a. Dasar Koleksi Malaysiana dan Arkib |
b. Dasar Pembangunan Sumber Maklumat Perpustakaan |
c. Panduan Keselamatan Perpustakaan oleh Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan. |
d. Peraturan Perkhidmatan Pinjaman Perpustakaan. |
6. JENIS KOLEKSI |
|
|
Koleksi Malaysiana mengandungi maklumat mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam. Ianya terdiri daripada buku, majalah, kertas persidangan dan risalah dalam pelbagai format. Koleksi ini perlu dipelihara sebaik mungkin supaya kekal dan sentiasa dapat diakses.
Nota:
Bahan bukan bercetak atau bahan media seperti peta, video, filem, piring hitam, dan kaset tidak termasuk di dalam koleksi ini kerana memerlukan kaedah pemeliharaan yang berbeza. Oleh itu bahan-bahan bukan bercetak disimpan di Bahagian Perkhidmatan Media.(tidak termasuk koleksi mikro) |
6.2 Koleksi Bukan Malaysiana |
Koleksi ini terdiri daripada:
a. Koleksi Arkib
b. Koleksi Buku Nadir
c. Koleksi Khas/Persendirian
d. Koleksi Bahan Media
e. Koleksi Bahan Mikro Bentuk
f. Koleksi Simpanan Khas
g. Koleksi Pendidikan Jarak Jauh
h. Koleksi Rak Terbuka
Semua koleksi ini mengandungi bahan-bahan yang terdiri daripada pelbagai format. Bahan-bahan ini memerlukan prosedur pemeliharaan yang khusus dan mengikut keperluan bahan itu sendiri. |
| 7. PENYIMPANAN BAHAN |
Pihak Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab memastikan perancangan, pelaksanaan dan penyelenggaraan penyimpanan bahan dilakukan dengan sempurna. Ini boleh dicapai dengan: |
a. Memastikan spesifikasi bangunan samada yang baharu, dinaiktaraf atau diubahsuai, mematuhi keperluan pemeliharaan yang dinyatakan di dalam dasar ini dan dasar lain yang berkaitan. |
b. Memastikan bangunan Perpustakaan diselenggara agar sentiasa dapat memenuhi spesifikasi tersebut. |
c. Ketua Bahagian perlu menyediakan persekitaran yang sesuai dan selamat untuk koleksi di bawah kelolaannya. Ini dapat dilakukan dengan menetap dan menyelenggara tahap suhu, kelembapan, cahaya, kualiti udara dan gegaran. Bagi bahan yang mudah rosak, perlu disediakan peralatan yang boleh mengawal keadaan persekitaran. |
| 8. KESELAMATAN KOLEKSI |
Pihak Pengurusan Perpustakaan pada asasnya bertanggungjawab menyediakan ukuran keselamatan koleksi samada semasa diguna atau tidak oleh pelanggan Perpustakaan. Semua staf perlu mengetahui asas-asas keselamatan bahan supaya dapat mencegah atau mengurangkan risiko kerosakan bahan daripada api, air, bencana alam, serangga perosak, kerosakan buatan manusia seperti peperangan, kecurian dan vandalisma. |
| 9. PERSEDIAAN MENGHADAPI BENCANA |
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Perpustakaan bertanggungjawab memastikan perancangan dan prosedur keselamatan tersedia untuk mencegah dan bertindak serta memulihkan keadaan kecemasan yang mungkin memberi kesan kepada koleksi. |
| 10. PENGGUNAAN KOLEKSI |
Tahap penggunaan koleksi tertakluk kepada peraturan dan ketetapan seperti berikut: |
a. Koleksi Malaysiaan
Koleksi ini adalah koleksi tertutup dan hanya boleh digunakan di kawasan Bahagian berkenaan sahaja. Fotokopi untuk bahan ini tidak dibenarkan. |
b. Bahan mudah rosak
Bahan yang dikenalpasti mudah rosak seperti bahan media, perlu dibuat salinan. Pelanggan hanya dibenarkan mengguna naskhah salinan sahaja. |
c. Koleksi rak terbuka
Penggunaan koleksi ini tertakluk kepada Peraturan Perkhidmatan Pinjaman Perpustakaan. |
d. Pinjaman Antara Perpustakaan
Bahan di Koleksi Rak Terbuka sahaja dibenarkan untuk pinjaman antara perpustakaan. |
e. Pameran
Bahan-bahan dari koleksi Perpustakaan boleh dipinjamkan untuk tujuan pameran dengan syarat-syarat yang dipersetujui dan mendapat kelulusan pihak pengurusan Perpustakaan. |
Nota: Syarat dan peraturan untuk membuat salinan fotokopi adalah tertakluk kepada peraturan Perpustakaan dan Akta Hakcipta 1987 |
| 11. PENGENDALIAN BAHAN |
a. Staf Perpustakaan
Staf Perpustakaan bertanggungjawab mengendali bahan dengan baik dan cermat sewaktu menjalankan tugasan harian mereka. |
b. Pelanggan Perpustakaan
Pelanggan perlu menggunakan bahan-bahan Perpustakaan dengan cermat dan mengikut syarat-syarat penggunaan bahan seperti yang ditetapkan oleh pihak pengurusan Perpustakaan. |
| 12. LATIHAN |
Latihan yang berkaitan dengan pemeliharaan dan pemuliharaan bahan sentiasa dirancang dan dilaksanakan dari masa ke semasa. Semua staf yang terlibat akan dipastikan kelayakan dan kemahiran mereka sesuai dengan tugas dan tanggungjawab. |
| 13. PEROLEHAN BAHAN |
Perolehan bahan perlu mematuhi perkara-perkara berikut: |
a. Kemampuan Perpustakaan untuk memulihara bahan yang diperolehi. |
b. Kedapatan kemudahan pemeliharaan bahan. |
c. Pemeliharaan bahan bagi jangka masa panjang, salinan asal yang diperolehi perlu mempunyai kualiti yang tinggi, contohnya bahan mikrobentuk dan bahan media. |
| 14. PEMELIHARAAN KOLEKSI |
Melalui penyelenggaraan dan pemuliharaan berterusan, kerosakan yang serius terhadap koleksi Perpustakaan akan dapat dikurangkan termasuk memelihara bahan asal , memudahkan akses dan menjimatkan ruang. Penyelenggaraan koleksi termasuklah: |
a. Menyemak keadaan bahan secara berkala dan mengambil langkah-langkah pencegahan, rawatan, membuat salinan pendua atau mengganti bahan yang dikenalpasti rosak. |
b. Penggunaan bekas atau kotak yang bersesuaian untuk melindungi bahan. |
c. Mengekalkan kebersihan kawasan penyimpanan dan membersihkan koleksi secara sistematik mengikut kaedah yang bersesuaian. |
d. Menyediakan ruang simpanan yang bersesuaian dengan bahan berkenaan. |
e. Penukaran format (pendigitalan) untuk menukarkan format sumber ilmu dan maklumat dalam bentuk bercetak/analog (sama ada teks, audio, video, grafik, dan sebagainya) kepada bentuk digital supaya ianya dapat disimpan, mudah dikesan/didapatkan semula dan diedarkan secara elektronik. |
f. Pemikrofileman iaitu satu teknik penyalinan berkualiti yang menjamin simpanan bahan untuk jangka masa panjang. |
Nota:
Naskhah salinan perlu dibuat bagi bahan yang terlalu aktif penggunaannya dan mudah rosak. |
| 15. PEMULIHARAAN KOLEKSI |
Pemuliharaan bertujuan untuk memanjangkan usia atau untuk memperbaiki fizikal bahan. Proses ini melibatkan penjilidan, pembaikan pengawetan dan menduplikasi bahan yang mudah rosak. Pemuliharaan dilakukan mengikut piawaian yang ditetapkan. Di antara proses-proses yang perlu dilakukan ialah: |
a. Penjilidan dan pembaikan kecil bahan.
Staf terlatih adalah bertanggungjawab ke atas proses ini. |
b. Pengawetan.
Aktiviti ini memerlukan tahap kepakaran yang tinggi. Proses ini dilakukan oleh mereka yang berkelayakan dalam bidang berkenaan. |
| 15. KESIMPULAN |
Perpustakaan akan bekerjasama dengan mana-mana institusi dalam urusan pemeliharaan dan pemuliharaan bahan Perpustakaan, termasuk perpustakaan di dalam dan di luar negara serta institusi arkib atau muzium.
Edaran dokumen ini tertakluk kepada keperluan mana-mana Bahagian di Perpustakaan sahaja. |
