PANDUAN PEMILIHAN PEMBEKAL SUMBER
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


1.0   PENGENALAN
    Tujuan Panduan ini diwujudkan ialah untuk dijadikan sebagai garis panduan dalam membuat pemilihan pembekal bahan sumber maklumat Perpustakaan. Garis panduan ini penting kerana Perpustakaan perlu mendapatkan perkhidmatan yang terbaik daripada setiap pembekal yang berurusan dengan Perpustakaan. Perkhidmatan yang terbaik ini juga akan memastikan Perpustakaan dapat memenuhi permintaan pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan Universiti.
    Panduan ini akan digunakan sebagai rujukan dalaman untuk perolehan buku dan majalah. Pembekal hanya akan dimaklumkan tentang keperluan-keperluan yang perlu dipatuhi oleh mereka sebelum memulakan perkhidmatan. Mereka juga akan dimaklumkan tentang adanya penilaian yang dibuat bagi setiap perkhidmatan yang mereka berikan sebagai kayu ukur untuk memilih mereka sebagai pembekal.
2.0   KEPERLUAAN PEMBEKAL
    a.  Pembekal perlu memaklum dan berjumpa dengan Ketua Bahagian berkenaan sebelum diberi kebenaran untuk memulakan urusan.
    b.  Pembekal perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan mengemukakan sijil/sijil-sijil berkenaan.
    c.  Perpustakaan akan memberi keutamaan kepada katalog penerbit dalam bentuk elektronik.
    d.  Pembekal perlu memaklumkan kepada Perpustakaan harga dan status pembekalan bahan dalam tempoh 2 minggu dari pada tarikh surat permohonan.
    e.  Bahan yang dibekalkan perlu menepati pesanan dan dapat dibekalkan dalam tempoh 3 bulan.
    f.  Setiap invois pembekal, untuk buku yang dibekalkan melalui pesanan atau secara ‘On Approval’, perlu disertakan bersama salinan invois penerbit untuk memastikan harga bahan yang sebenar.
    g.  Bahan yang dibekalkan perlu dalam keadaan fizikal yang sempurna.
    h.  Pembekal perlu menerima hak Perpustakaan:
        i.   untuk mengembalikan bahan dalam keadaan berikut:
            • Tidak menepati pesanan
            • Keadaan fizikal yang tidak sempurna
            • Bahan ‘On-Approval’ yang tidak dipilih
       ii.  untuk memberi notis bagi membatalkan pesanan bahan yang tidak dapat dipenuhi.
3.0   KRITERIA PEMBEKAL TERPILIH
    a.  Dapat membekalkan tidak kurang daripada 60% daripada buku- buku yang dipesan dan dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh pesanan; jika majalah tidak kurang daripada 60% pada tahun berkenaan.
    b.  Peratusan kriteria ketidakpatuhan dalam pembekalan bahan hendaklah berada pada tahap paling minima.
    c.  Pembekal perlulah bersetuju dan mematuhi semua peraturan yang ditetapkan oleh Perpustakaan.
4.0   LAPORAN PENILAIAN PEMBEKAL
    Pembekal akan dinilai prestasinya berdasarkan kriteria (a) dan (b) di atas. Laporan Penilaian Pembekal dikeluarkan sebanyak dua kali setahun. Tujuan laporan ini ialah untuk memperbaiki prestasi mereka sebagai pembekal sumber maklumat Perpustakaan. Laporan ini akan dihantar kepada pembekal berkenaan supaya mereka mengetahui tahap prestasi perkhidmatan yang mereka berikan. Hanya pembekal yang memenuhi kriteria pembekal terpilih sahaja akan dimasukkan ke dalam Senarai Pembekal Terpilih.