PANDUAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN MALAYSIANA DAN ARKIB PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


1.   Tanggungjawab

    Bahagian Malaysiana dan Arkib (BMA) bertanggungjawab merancang, membina, mengurus, menyimpan, memelihara dan memulihara koleksi-koleksi Malaysiana, Arkib, Khas dan Mikrobentuk yang terdapat di Perpustakaan.
2.   Objektif

    a.  Merancang, membina dan mengurus koleksi mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    b.  Memberi perkhidmatan rujukan dan maklumat, khususnya tentang Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam kepada para akademik, penyelidik dan pelajar.
    c.  Memelihara koleksi untuk warisan bangsa Malaysia.
3.   Perkhidmatan

    3.1  Kaunter
    a.  Waktu operasi bermula dari jam 8.30 pagi hingga 4.30 petang pada setiap hari bekerja.
    b.  Jadual bertugas di kaunter melibatkan staf sokongan atau Pustakawan Bahagian mengikut giliran.
    c.  Berikut ialah tanggungjawab staf semasa bertugas di kaunter:
        i.  Menjawab pertanyaan (am/rujukan) dan mencatat statistik di dalam perisian yang disediakan
        ii.  Memberi pinjaman bahan Malaysiana dan Arkib
        iii.  Memantau penggunaan bahan oleh pelanggan di kawasan rujukan Bahagian Malaysiana dan Arkib.
    3.2  Perkhidmatan Pertanyaan Rujukan
    a.  Menyediakan perkhidmatan pertanyaan rujukan untuk pelanggan mendapat khidmat nasihat pencarian maklumat berkaitan Malaysiana dan Arkib
    b.  Borang pertanyaan rujukan/borang permohonan bahan dalam koleksi diberikan kepada pelanggan untuk mengisi maklumat yang diperlukan untuk pencarian.
    c.  Pustakawan/staf bertugas akan cuba mengesan dan mendapatkan maklumat yang diperlukan.
    3.3  Perkhidmatan pinjaman bahan Malaysiana dan Arkib
    a.  Pinjaman bahan Malaysiana dan Arkib boleh diperolehi daripada kaunter Bahagian Malaysiana dan Arkib dan kaunter Perkhidmatan Bahan Mikrobentuk.
    b.  Pinjaman bahan adalah untuk rujukan dalaman sahaja.
    c.  Semua bahan Malaysiana dan Arkib tidak boleh difotokopi. Perkhidmatan imbasan bahan disediakan dan caj tertentu dikenakan kepada pelanggan (kecuali tesis).
    d.  Muka surat yang mempunyai statistik, jadual atau carta yang diperlukan boleh diimbas dengan caj yang ditetapkan. Bahan buku atau majalah yang terlalu lama seperti JMBRAS yang mana mukasuratnya sudah rapuh dan akan rosak serta merta jika dibuat fotokopi tidak dibenarkan untuk dibuat salinan.
    e.  Tempoh pinjaman adalah selama 4 jam bagi setiap pinjaman dan boleh diperbaharui semula jika perlu.
    f.  Semua koleksi yang boleh dipinjam atau dirujuk mempunyai rekod di dalam OPAC KRISALIS, pangkalan data tertentu dan fail-fail rujukan. Simbol bagi koleksi-koleksi yang terdapat di Bahagian adalah seperti berikut:
    g.  Koleksi-koleksi yang terdapat di Bahagian ini adalah seperti berikut:

    i.  Koleksi Malaysiana yang merangkumi buku dan majalah didalam semua bidang mengenai Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam.
    Nombor panggilan bahan mempunyai simbol rbm. Contoh: HQ674.6.S33 f rbm

    ii.  Koleksi Arkib USM yang mengandungi semua penerbitan Penerbit Universiti Sains Malaysia (USM), Latihan ilmiah pelajar, tesis staf akademik dan pelajar USM, laporan projek penyelidikan staf USM, penulisan mengenai USM oleh mana-mana individu atau badan (juga dari yang selain USM), kertas kerja seminar/persidangan anjuran USM (atau kerjasama), gambar foto dan bahan-bahan lain Universiti Sains Malaysia (USM) (tidak termasuk rekod dan fail Jabatan USM)
    Nombor panggilan bahan mempunyai perkataan Arkib. Contoh: NA25.P4F542 f rb Arkib

    iii.  Koleksi Buku Nadir yang merangkumi buku yang diterbitkan di Malaysia sebelum tahun 1945, dan buku yang diterbitkan di luar Malaysia sebelum abad ke-19. Buku-buku ini adalah naskhah yang sukar didapati kerana penerbitannya terhad. Koleksi ini juga merangkumi naskhah yang ditandatangani oleh pengarang buku tersebut.
    Nombor panggilan bahan mempunyai simbol bn. Contoh: BP166.57.K62 bn

    iv.  Koleksi Khas/Persendirian yang merupakan bahan sumbangan daripada orang perseorangan atau pertubuhan yang bertujuan mempelbagaikan sumber rujukan dan memperkayakan koleksi Perpustakaan. Bahan-bahan ini juga mempunyai nilai sejarah tanah air, seperti buku atau fail milik perseorangan atau pertubuhan. Terdapat 13 Koleksi Khas/Persendirian iaitu:

        • Koleksi Gerald Hawkins (H)
        • Koleksi Sharom Ahmat (SA)
        • Kassim Ahmat
        • Koleksi V. Veerappen
        • Koleksi Lim Kean Siew
        • Koleksi E. Balasingam
        • Koleksi Chandra Muzaffar (CM)
        • Koleksi Muhammad Haji Salleh (MHS)
        • Koleksi Hamdan Sheikh Tahir (HST)
        • Koleksi Syed Hussein Alatas (SHA)
        • Koleksi Md. Salleh Yaapar (MSY)
        • Koleksi Dzulkifli Abdul Razak (DAR)
        • Koleksi Omar Osman (MS)

    v.  Koleksi Risalah Malaysiana dan Arkib mengandungi risalah, artikel dan panduan mengenai Malaysia dan juga Universiti Sains Malaysia. Maklumat koleksi ini disimpan di dalam pangkalan data Risalah Malaysiana (RISMA)

    vi.  Koleksi Foto Arkib mengandungi foto-foto mengenai USM. Maklumat koleksi ini disimpan di dalam pangkalan data dalaman Koleksi Foto Arkib (KFA) dan boleh diakses di Bahagian Malaysiana dan Arkib atau secara maya melalui perisian sumber terbuka Omeka di pautan berikut: http://omeka.usm.my/

    vii.  Koleksi Kaum Peranakan Asia Tenggara yang mengandungi buku, tesis, penulisan mengenai Kaum Peranakan, kertas kerja/seminar serta bahan-bahan lain seperti temuramah tokoh-tokoh Kaum Peranakan di Malaysia dan Indonesia dalam bentuk cakera padat, gambar dan sebagainya. Kaum Peranakan yang dikenal pasti ialah: Kaum Jawi Peranakan, Kaum Cina Peranakan, Kaum India Peranakan (Kaum Chetti), Kaum Siam Peranakan (Kaum Sam-sam). Maklumat lanjut koleksi boleh diakses melalui laman web Perpustakaan dengan memilih tab Resources – Malaysiana Collection – Kaum Peranakan Asia Tenggara http://www.kaumperanakan.usm.my/

    viii.  Koleksi Projek Sejarah Lisan yang mengandungi temubual rakaman dengan individu-individu terpilih yang telah dilaksana dan direkod secara sistematik. Koleksi ini mengandungi rakaman tentang:

        • Era Pendudukan Jepun di Tanah Melayu (Japanese Occupation) di Perak Utara, Pulau Pinang, Kedah dan Perlis.
        • Sejarah Lisan Tokoh Pulau Pinang
        • Kenangan Abadi

    ix.  Koleksi Manuskrip merupakan dokumen-dokumen bertulisan tangan atau dokumen yang tidak diterbitkan dan mempunyai nilai-nilai tertentu serta maklumat yang boleh menyumbang untuk rujukan dan penyelidikan. Manuskrip ini boleh diakses melalui perisian sumber terbuka Omeka yang disediakan di Bahagian Malaysiana dan Arkib.

    x.  Koleksi Mikrobentuk mengandungi bahan mikrofilem dan mikrofis yang dibeli serta dihasilkan oleh Perpustakaan yang merangkumi artikel, tesis dan keratan akhbar terpilih yang mempunyai nilai rujukan dan penyelidikan. Indeks koleksi boleh dirujuk di Bilik Koleksi Mikrobentuk atau melalui laman web Perpustakaan pada tab Resources – Malaysiana Collection – Koleksi Mikrobentuk PHS. http://lib.usm.my/index.php/en/2015-06-22-05-20-57/indexes/koleksi-mikrobentuk-phs-microforms-collection-phs

    xi.  Koleksi Ucapan Tokoh dan Orang Kenamaan mengandungi ucapan perasmian atau pelancaran majlis-majlis rasmi yang melibatkan tokoh dan orang kenamaan negara. Indeks boleh diakses di laman web Perpustakaan dengan merujuk kepada tab Resources – Malaysiana Collection – Koleksi Ucapan Tokoh dan Orang Kenamaan. http://lib.usm.my/index.php/en/2015-06-22-05-20-57/indexes/koleksi-ucapan-tokoh-dan-orang-kenamaan

    xii.  Koleksi Bahan Haram mengandungi buku dan majalah yang telah diharamkan oleh Kementerian Dalam Negeri (KDN) kerana mengandungi unsur-unsur kontroversi politik, agama, lucah atau sebagainya dan tidak dibenarkan untuk pinjaman tanpa kebenaran Ketua Bahagian Malaysiana dan Arkib. Penggunaan bahan perlu disertakan dengan surat permohonan bertulis daripada Dekan Pusat Pengajian / Ketua Jabatan.

    xiii.  Koleksi Keratan Akhbar merupakan artikel-artikel daripada suratkhabar terpilih berkenaan subjek Malaysiana yang merangkumi Malaysia, Singapura dan Brunei Darussalam serta artikel-artikel berkaitan USM. Fail boleh diakses dengan merujuk kepada tab Resources – Malaysiana Collection - Indeks Keratan Akhbar yang dipaparkan di dalam laman web Perpustakaan dan memilih tahun artikel yang diperlukan. http://lib.usm.my/index.php/en/2015-06-22-05-20-57/indexes/newspaper-cutting

    xiv.  Koleksi Indeks Cerpen dan Puisi (SAS) merupakan keratan akhbar cerpen dan puisi yang diterbitkan di dalam akhbar utama iaitu Utusan Malaysia dan Berita Harian. Fail bahan boleh diakses di kaunter Bahagian Malaysiana dan Arkib atau dengan merujuk kepada tab Resources- Malaysiana Collection – Indeks Cerpen dan Puisi (SAS) didalam laman web Perpustakaan http://lib.usm.my/index.php/en/2015-06-22-05-20-57/indexes/cerpen-dan-puisi-sas
    3.4  Perkhidmatan pinjaman Bahan Mikrobentuk
    a.  Bahan mikrobentuk iaitu mikrofilem dan mikrofis boleh dipinjam untuk rujukan di Bilik Koleksi Mikrobentuk.
    b.  Pembacaan bahan ini memerlukan penggunaan mesin khusus yang disediakan. Staf bertugas akan menunjukkan cara-cara menggunakan mesin tersebut.
    c.  Pelanggan yang memerlukan bahan untuk bacaan lanjut, kajian mendalam dan simpanan boleh memuat turun bahan dengan dibantu oleh staf yang bertugas.
    d.  Kos muat turun adalah RM0.50/mukasurat yang dipohon serta RM2.00 untuk caj perkhidmatan.
4.   Peraturan Pinjaman

    a.  Setiap pelanggan boleh meminjam satu bahan pada satu masa. Bahan tidak boleh dibawa keluar daripada Bahagian Malaysiana dan Arkib.
    b.  Pelanggan USM perlu menyerahkan kad matrik kepada staf yang bertugas di kaunter apabila memohon pinjaman. Kad akan dikembalikan apabila bahan dipulangkan.
    c.  Pelanggan atau penyelidik luar perlu mengemukakan surat permohonan sebelum dibenarkan untuk mengakses bahan di Bahagian Malaysiana dan Arkib.
    d.  Penggunaan Koleksi Bahan Haram memerlukan surat permohonan secara bertulis daripada Dekan atau Ketua Jabatan.
    e.  Pelanggan perlu menyemak OPAC KRISALIS untuk mengenalpasti bahan yang diperlukan, isikan slip permohonan dengan judul bahan yang ingin dipinjam dan diserahkan kepada staf yang bertugas di kaunter.
    f.  Staf yang bertugas di Kaunter akan mengambil bahan yang diperlukan daripada rak.
6.   Pindaan Panduan
    Semakan Panduan Perkhidmatan Bahagian Sirkulasi akan dibuat berdasarkan keperluan semasa setelah diarahkan oleh Ketua Pustakawan.
Pemilik Dasar ini Perpustakaan Universiti Sains Malaysia
Pegawai bertanggungjawab Ketua Pustakawan
Diperakukan oleh Akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan ke-115 pada 20 Februari 2018
Tarikh kuatkuasa 20 Februari 2018
Pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan tentang Dasar ini Ketua Bahagian Malaysiana dan Arkib

                 Ketua Pustakawan boleh mengambil tindakan pentadbiran yang sesuai untuk melaksanakan Dasar
                 ini agar selari dengan hasrat dan tujuan Dasar ini digubal dan dilaksanakan.