PANDUAN PEROLEHAN BAHAN HADIAH PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


1.   TUJUAN

    1.1       Bahagian Bahan Bersiri dan Bahagian Perolehan bertanggungjawab menguruskan perolehan bahan hadiah yang merangkumi bahan bercetak dan bukan bercetak. Panduan ini disediakan untuk menunjukkan langkah-langkah yang harus diambil bagi proses permohonan, penerimaan dan pemprosesan bahan-bahan hadiah yang diterima oleh Perpustakaan, Universiti Sains Malaysia seterusnya memudahkan identifikasi dan rujukan dibuat oleh staf.
2.   KATEGORI BAHAN

    2.1       Bahan Media (bukan bercetak)
    2.2   Kertas Persidangan
    2.3   Laporan Projek Penyelidikan
    2.4   Tesis dan Projek Tahun Akhir
3.   TATACARA PEROLEHAN BAHAN

    3.1  Buku/Majalah
    a.  Buat pencarian serta kenalpasti bahan hadiah dan maklumat lengkap individu dan organisasi.
    b.  Hantar Surat Permohonan Bahan kepada individu dan organisasi terpilih.
    c.  Bahan diambil menggunakan perkhidmatan Pos atau kenderaan jabatan.
    d.  Pemilihan bahan hadiah adalah berdasarkan kepada Dasar Pembangunan Koleksi Perpustakaan.
    e.  Hantar surat atau e-mel Akuan Penerimaan Bahan kepada individu atau organisasi yang menyumbang.
    f.  Bagi majalah tarikh penerimaan bahan perlu dicop dengan warna merah untuk mengasingkan majalah hadiah dan majalah langganan.
    g.  Semak bahan dalam SBDTP.
    h.  Masukkan slip arahan.
    i.  Cop hakmilik di setiap 3 sisi bahan.
    j.  Embos hakmilik pada muka surat bahan (title page) dan muka surat 25, 49 atau 99.
    k.  Cop tanda HADIAH pada kedua-dua bahagian dalam kulit depan dan bahagian dalam kulit belakang.
    l.  Tampal barkod pada verso page di muka surat hadapan.
    m.  Rekod bahan diwujudkan oleh Bahagian Pengkatalogan.
    3.2  Bahan Media (bukan bercetak)
    a.  Semak bahan dalam SBDTP untuk mengelakkan duplikasi bahan.
    b.  Masukkan slip bahan dan slip lokasi. (Kecuali PHT)
    c.  Rekod bahan diwujudkan oleh Bahagian Pengkatalogan.
    3.3  Kertas Persidangan/ Laporan Projek Penyelidikan
    a.  Semak surat yang diterima daripada Pejabat Pengurusan dan Kreativiti Penyelidikan Jabatan Canselori.
    b.  Hantar Surat Permohonan Kertas Kerja kepada individu dan organisasi terpilih.
    c.  Rekod nombor rujukan di dalam Buku Rekod Rujukan Surat.
    d.  Fail salinan surat ke dalam Fail Pohon Bahan.
    e.  Rekod maklumat permohonan kertas kerja ke dalam Rekod Permohonan Kertas Kerja.
    f.  Buka dan semak bungkusan yang diterima dan cop tarikh penerimaan pada surat.
    g.  Semak, asing dan rekodkan maklumat pada surat yang diterima di dalam Rekod Penerimaan Kertas Kerja.
    h.  Hantar surat Akuan Penerimaan Kertas Kerja kepada individu dan organisasi.
    i.  Rekod nombor rujukan di dalam Buku Rekod Rujukan Surat.
    j.  Fail Salinan surat di dalam Fail Akuan Penerimaan.
    k.  Hantar kertas kerja/laporan projek penyelidikan ke Bahagian Pendigitalan dan Repositori.
    3.4  Tesis & Projek Tahun Akhir
    a.  Perolehan tesis diperolehi daripada Institut Pengajian Siswazah dan daripada Pusat Pengajian (PHT sahaja).
    b.  Hanya tesis research mode sahaja diterima.
    c.  Sahkan tesis yang diterima dan rekodkan jumlah penerimaan di dalam Fail Rekod Penerimaan Tesis.
    d.  Semak bahan di dalam SBDTP.
    e.  Masukkan slip Tesis dan slip lokasi. (Kecuali PHT)
    f.  Cop hakmilik di setiap 3 sisi bahan.
    g.  Embos hakmilik di muka surat bahan (title page) dan muka surat 25, 49 atau 99.
    h.  Cop tanda HADIAH pada kedua-dua bahagian dalam kulit depan dan bahagian dalam kulit belakang.
    i.  Tampal barkod pada verso page di muka surat hadapan.
    j.  Rekod bahan diwujudkan oleh Bahagian Pengkatalogan.
    k.  Hantar bahan duplikat ke Bahagian Pendigitalan dan Repositori untuk diimbas.
    4  PROGRAM SERAHAN DAN PERTUKARAN BAHAN HADIAH
    a.  Kenalpasti dan tentukan organisasi serta bahan yang akan terlibat dalam Program Serahan dan Pertukaran Bahan Hadiah.
    b.  Hubungi dan hantar surat permohonan untuk menjalankan kerjasama untuk program tersebut.
    c.  Jika mendapat maklumbalas dan persetujuan, nama organisasi akan dimasukkan ke dalam Rekod Senarai Alamat Hadiah dan Pertukaran serta Rekod Senarai Majalah untuk Pertukaran.
    d.  Ambil bahan yang telah ditentukan oleh Pustakawan untuk dibungkus dan dihantar kepada organisasi yang terlibat.
    e.  Rekodkan nombor rujukan bungkusan di dalam Buku Rekod Rujukan Bungkusan.
5.  CARTA ALIR PROSES KERJA

    Aliran Kerja Penerimaan dan Penambahan Bahan Sumber Maklumat ke Stok