PANDUANPILIH BUANG KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


1.    TUJUAN

    Memastikan proses pilih buang bahan Perpustakaan dijalankan secara terancang dan sistematik supaya koleksi Perpustakaan Universiti Sains Malaysia sentiasa terkini, mantap, sempurna dan relevan untuk pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan.
2.    SKOP

    Panduan ini diterimapakai untuk pengurusan pilih buang koleksi Perpustakaan Universiti Sains Malaysia kecuali bahan yang telah didaftarkan untuk koleksi di Bahagian Malaysiana dan Arkib dan naskhah yang disimpan bagi maksud pemuliharaan serta koleksi khas dengan mengambil kira dasar dan peraturan yang terdapat di dalam :
    a.   Dasar-dasar lain yang berkaitan; atau
    b.   Peraturan-peraturan yang diterima pakai dari semasa ke semasa.
3.    DEFINISI

    3.1  Koleksi
    Adalah merujuk kepada: “1. Sesuatu yang dikumpulkan; 2. Pengumpulan sesuatu untuk kajian, perban¬dingan, atau pameran.” (Kamus Dewan, 2005)
    3.2  Sumber Maklumat Perpustakaan
    “Apa-apa bentuk perkara bertulis, bercetak atau grafik yang di atas atau di dalamnya maklumat ditulis, direkodkan, disimpan, dipamerkan atau dikeluarkan semula, termasuk manuskrip, naskhah taip, buku, akhbar, majalah berkala, risalah, peta, mikrofom, kertas muzik, fotograf, filem sinematografi, piring hitam, rakaman video dan audio dan rakaman lain pada kertas, filem atau bahan lain dan salinannya.” (Akta Perpustakaan Negara Malaysia, 1972)
    3.3  Koleksi Khas
    Koleksi Khas ialah koleksi perpustakaan yang istimewa dan unik dan terdiri daripada koleksi bahan-bahan lain yang ditentukan dari semasa ke semasa oleh Perpustakaan. Contoh Koleksi Khas adalah Koleksi Buku Nadir, Koleksi Khas/Persendirian, Koleksi Malaysiana, Koleksi Arkib dan sebagainya.
    3.4  Pilih Buang (Weeding)
    Proses memilih dan mengeluarkan sumber maklumat perpustakaan daripada rak terbuka ke ruang simpanan tertutup berdasarkan criteria yang telah ditetapkan. Ia juga termasuk mengeluarkan sumber maklumat perpustakaan yang telah rosak untuk dilupuskan.
    3.5  Hapus Kira
    Hapus kira ialah satu proses untuk mengeluarkan atau membatalkan rekod aset yang hilang. Rekod buku tersebut akan ditukar status yang telah ditentukan dalam Sistem Bersepadu Dalam Talian Perpustakaan (SBDTP).
4.    PILIH BUANG KOLEKSI PERPUSTAKAAN

    Pilih buang dilaksanakan mengikut keperluan-keperluan berikut:
    a.   Pilih buang haruslah dilakukan pada tempoh tertentu seperti setiap lima tahun atau mengikut keperluan.
    b.   Tempoh pinjaman iaitu 20 tahun kebelakangan perlu dijadikan sebagai tempoh untuk melihat corak pinjaman.
    c.   Bahan-bahan yang dipilih buang akan dipertimbangkan untuk disusun mengikut nombor panggilan di dalam stor atau rak padat.
    d.   Bahan-bahan yang dipilih buang hendaklah ditukar lokasi dalam rekod naskhah supaya apabila diperlukan, bahan-bahan itu boleh dikesan.
    e.   Bahan-bahan di dalam rak padat boleh dipinjam semula apabila diperlukan.
    f.   Bahan-bahan naskhah tambahan dan edisi lama di dalam Koleksi Bahasa Malaysia perlu dipilih buang.
    g.   Sekiranya ditemui bahan-bahan bernilai dan berstatus nadir semasa proses pilih buang, ia akan disimpan di Koleksi Buku Nadir.
    h.   Bahan Koleksi Malaysiana tidak dipilih buang kerana ia merupakan koleksi penyelidikan dan pemuliharaan.
    i.   Naskhah salinan boleh dipilih buang jika terdapat naskhah asal dan naskhah asal itu tidak dipinjam.
    j.   Hapus kira boleh dipertimbangkan untuk bahan-bahan yang akan dibuang selepas dirujuk kepada Jabatan Bendahari.
5.    KRITERIA PILIH BUANG

    Kriteria yang digunakan dalam memilih buang bahan adalah dengan menggunakan tempoh pinjamania itu 20 tahun kebelakangan sebagai tempoh dan melihat kepada:
    a.   Corak pinjaman. Menyemak maklumat sirkulasi sama ada bahan itu dipinjam atau tidak dalam tempoh berkenaan.
    b.   Kriteria tempoh rujukan yang digunakan bergantung kepada pertimbangan Jawatankuasa yang menentukan sama ada bahan masih diperlukan berdasarkan rekod pinjaman.
    c.   Semak edisi. Jika terdapat edisi terbaharu, kekalkan sekurang-kurangnya 2 edisi terbaharu di rak. Misalnya terdapat 3 edisi iaitu edisi pertama, edisi kedua dan edisi ketiga, kekalkan semua naskhah edisi kedua dan ketiga di rak. Edisi pertama dikeluarkan.
6.    PILIH BUANG KOLEKSI MENGIKUT KATEGORI BAHAN

    6.1  Buku Rak Terbuka
        6.1.1  Buku lama (edisi lama)
        a.  Semak edisi
        Jika terdapat edisi terbaharu, kekalkan sekurang-kurangnya 2 edisi terbaharu di rak. Edisi lama dikeluarkan. Misalnya terdapat 3 edisi iaitu edisi pertama, edisi kedua dan edisi ketiga, kekalkan semua naskhah edisi kedua dan ketiga di rak. Edisi pertama dikeluarkan.
        b.  Semak maklumat pinjaman
        Bagi bahan edisi lama yang tidak dipinjam, kekalkan sekurang-kurangnya 2 naskhah di rak. Jika semuanya dipinjam, kekalkan semua bahan itu.
        6.1.2  Salinan
        a.  Semak maklumat pinjaman
        Jika tiada pinjaman, bahan-bahan itu dipilih buang. Jika terdapat naskhah asal dan naskhah itu tidak dipinjam, tinggalkan satu naskhah asal di rak, salinan fotostat dipilih buang. Jika tiada naskhah asal, kekalkan satu naskhah salinan (salinan yang berada dalam keadaan fizikal terbaik) di rak. Naskhah-naskhah lain dipilih buang.Jika terdapat naskhah asal dan naskhah itu telah dipinjam, tinggalkan semua naskhah di rak atau sekurang-kurangnya 2 naskhah di rak.
        6.1.3  Buku Kerja/Buku Panduan
        a.  Semak edisi
        Jika terdapat edisi terbaharu, kekalkan sekurang-kurangnya 2 edisi terbaharu di rak. Edisi lama dikeluarkan.
        b.  Semak maklumat pinjaman
        Jika tidak dipinjam, kekalkan sekurang-kurangnya 2 naskhah di rak. Jika telah dipinjam, kekalkan semua naskhah edisi terbaharu dan sekurang-kurangnya 2 naskhah edisi terdahulu di rak.
        6.1.4  Bahan rujukan
        a.  Year book – Sekiranya bahan Malaysiana, tinggalkan satu naskhah terkini di Bahagian Rujukan, sekurang-kurangnya 2 edisi yang terdahulu di rak Rujukan terbuka dan kekalkan bakinya di dalam Koleksi Malaysiana. Sekiranya naskhah sudah ada di Malaysiana, bahan ini dipilih buang dan simpan di rak padat.
        b.  Kamus – Kekalkan 2 edisi yang terkini di rak.
        c.  Ensiklopedia – Kekalkan sekurang-kurangnya 2 edisi yang terkini di rak.
        d.  Almanak – Kekalkan 2 edisi terkini di rak.
        e.  Bibliografi – Kekalkan semua naskhah di rak.
        f.  Kalendar Universiti Tempatan – Kekalkan satu set terkini di rak Rujukan terbuka dan satu set lengkap di Arkib untuk calendar Universiti Sains Malaysia. Pilih buang bakinya dan dibuang.
    6.2  Koleksi Simpanan Khas
    Tidak terlibat dalam pilih buang.
    6.3  Bahan AC 911
    Guna kriteria yang sama seperti buku. Sekiranya jurnal asal terdapat di Perpustakaan, pilih buang bahan daripada Koleksi AC911.
7.   PEROLEHAN SEMULA

    Bahan yang telah dihapus kira yang mempunyai nilai penyelidikan dan sering dirujuk atau dipinjam perlu diperolehi semula sama ada dalam bentuk asal atau salinan.
8.   PINDAAN PANDUAN

    Semakan Panduan Pilih Buang Koleksi Perpustakaan akan dibuat berdasarkan keperluan semasa setelah diarahkan oleh Ketua Pustakawan.
Pemilik Dasar ini Perpustakaan Universiti Sains Malaysia
Pegawai bertanggungjawab Ketua Pustakawan
Diperakukan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan ke-112 pada 14 Ogos 2017
Tarikh kuatkuasa 14 Ogos 2017
Pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan tentang Dasar ini Ketua Bahagian Sirkulasi

                 Ketua Pustakawan boleh mengambil tindakan pentadbiran yang sesuai untuk melaksanakan Dasar
                 ini agar selari dengan hasrat dan tujuan Dasar ini digubal dan dilaksanakan.