| 1.0 PENGENALAN |
Terma Rujukan Jawatankuasa Pemilihan Syarikat ini adalah sebagai garis panduan dalam membuat pemilihan syarikat yang akan membekalkan bahan sumber maklumat Perpustakaan. Syarikat dimaklumkan tentang keperluan-keperluan yang perlu dipatuhi. Mereka juga dimaklumkan tentang penilaian yang dibuat bagi perkhidmatan yang diberikan sebagai kayu ukur untuk menilai prestasi mereka. Ini bagi membantu pihak Perpustakaan membuat pemilihan syarikat-syarikat yang memberi perkhidmatan yang terbaik dan berkualiti serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti. |
| 2.0 TUJUAN |
2.1 Memilih syarikat yang memenuhi kriteria dan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak Perpustakaan |
2.2 Menilai prestasi pembekal supaya memenuhi kriteria dan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak Perpustakaan. |
2.3 Memastikan kualiti dan kuantiti yang dibekalkan menepati kriteria dan spesifikasi seperti yang dijanjikan. |
2.4 Mewujudkan kerjasama yang positif di antara Perpustakaan dan pihak pembekal/penerbit supaya lebih komited dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti. |
| 3.0 PEMAKAIAN DAN PUNCA KUASA |
Terma Rujukan ini diterima pakai sebagai panduan untuk pemilihan syarikat Perpustakaan Universiti Sains Malaysia dan hendaklah dibaca bersama dengan Pekeliling Kerajaan (PK 7.5) Perolehan Bekalan dan Penghantaran BUku Cetakan dan Terbitan Luar Negeri; Surat Pekeliling Bendahari, Bil 9/2012 dan Surat Pekeliling Bendahari, Bil 6/2013 atau mana-mana peraturan yang diterima pakai oleh Universiti dari semasa ke semasa. |
| 4.0 DEFINISI |
|
|
Adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. |
4.2 Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara |
Adalah termasuk buku, jurnal, majalah, tesis dan terbitan berkala yang diterbit dan dicetak di luar negara. |
|
Adalah dokumen rasmi pesanan dari Bahagian/Unit Perpustakaan mengikut format khas yang mengandungi maklumat pesanan bekalan buku / majalah / jurnal / tesis kepada pembekal. |
|
Adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh pembekal bagi tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan USM. Jenis-jenis katalog penerbit tersebut termasuklah katalog asal daripada pembekal, cetakan dari internet, fotostat, e-mel dan faks. |
4.5 Jawatankuasa Pemilihan Syarikat / Jawatankuasa Perpustakaan |
Adalah jawatankuasa yang akan menilai keperluan untuk membeli bahan rujukan perpustakaan dalam dan luar negara dalam apa-apa bentuk seperti buku, jurnal, dan terbitan berkala, DVD/CD, pangkalan data, buku elektronik dan sebagainya. |
|
Adalah wakil / ejen yang diberikan hak ekslusif untuk membekal sumber maklumat elektronik dan mempunyai surat lantikan yang sah dari penerbit. |
|
Adalah pihak yang membekalkan bahan secara pembelian / langganan. |
|
Adalah pihak yang menerbitkan bahan secara komersil / percuma dan mempunyai hak pemilikan terhadap penerbitan. |
|
Adalah ditafsirkan sebagai perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000.00 atau sesuatu kontrak. |
| 5.0 KRITERIA PEMILIHAN SYARIKAT |
Pemilihan syarikat adalah berdasarkan kepada kriteria-kriteria seperti berikut: |
5.1 Berdaftar dengan Pendaftar Syarikat (SSM). |
5.2 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF). |
5.3 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) –Taraf Bumiputera. |
5.4 Memaparkan Kod Bidang yang jelas (KOD 010101 – Bahan Bacaan Terbitan Luar Negara; KOD 010102–Bahan Bacaan; KOD 010104 –Bahan Elektronik dan Muzik/Lagu). |
5.5 Penerbit/ pembekal tunggal bahan tersebut. |
5.6 Dapat membekalkan tidak kurang daripada 60% daripada buku- buku yang dipesan dan dalam tempoh dua bulan daripada tarikh pesanan; jika majalah tidak kurang daripada 60% pada tahun berkenaan. |
5.7 Peratusan kriteria ketidakpatuhan dalam pembekalan bahan hendaklah berada pada tahap paling minima. |
5.8 Pembekal perlulah bersetuju dan mematuhi semua peraturan yang ditetapkan oleh Perpustakaan dan Universiti. |
| 6.0 KEANGGOTAAN |
Pekeliling Kerajaan (PK 7.5) Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negeri menyatakan tentang keperluan melantik sekurang-kurangnya tiga (3) orang Pegawai untuk menganggotai Jawatankuasa Pemilihan Syarikat yang akan bertanggungjawab menganalisis dan membuat rundingan ke atas tawaran syarikat berdasarkan kadar diskaun ke paras terendah dan menguntungkan untuk diperakukan kepada kuasa melulus berdasarkan Had Nilai Perolehan yang ditetapkan.
Jawatankuasa Pemilihan Syarikat hendaklah terdiri daripada: |
6.1 Ketua Jabatan Yang Dilantik oleh Pegawai Pengawal - Pengerusi
ATAU |
6.2 Timbalan Ketua Jabatan atau Pegawai Yang Dilantik oleh Pegawai Pengawal. - Pengerusi Ganti
(Berperanan semasa ketidakhadiran Pengerusi) |
6.3 Sekurang-kurangnya tiga (3) Pegawai di PTJ Yang Dilantik oleh Pegawai Pengawal. - Ahli/Wakil |
6.4 Pegawai Yang Dilantik oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Yang Mengendalikan Perolehan PTJ. - Setiausaha |
|
i. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) boleh mencadangkan nama keanggotaan Jawatankuasa Pemilihan Syarikat PTJ dan pelantikan Jawatankuasa adalah dengan persetujuan Pegawai Pengawal. |
ii. Pegawai Pengawal dalam kontek pengurusan kewangan adalah merujuk kepada Naib Canselor |
iii. Tempoh lantikan ahli adalah selama 3 tahun. |
iv. Ahli terdiri daripada pegawai yang mengendalikan Perolehan |
7.0 BIDANG KUASA |
Berdasarkan Pekeliling Kerajaan (PK 7.5) Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negeri Jawatankuasa Pemilihan Syarikat akan bertanggungjawab: |
7.1 Menganalisis dan membuat rundingan ke atas tawaran syarikat berdasarkan kadar diskaun ke paras terendah dan menguntungkan untuk diperakukan kepada kuasa melulus berdasarkan Had Nilai Perolehan yang ditetapkan. |
7.2 Membuat pemilihan syarikat untuk dicadangkan kepada kelulusan Jawatankuasa Rundingan Harga Universiti. |
8.0 MESYUARAT |
8.1 Tarikh, masa, tempat dan agenda hendaklah ditentukan oleh Pengerusi. |
8.2 Setiausaha hendaklah memanggil mesyuarat apabila diarah oleh Pengerusi. |
9.0 KORUM |
Korum bagi mesyuarat Jawatankuasa ialah Pengerusi (atau Pengerusi Ganti) dan tiga (3) orang ahli yang perlu hadir sepanjang tempoh mesyuarat. |
10 MINIT |
Minit segala mesyuarat Jawatankuasa hendaklah direkodkan dan disimpan dengan baik bagi tujuan pengauditan. Sesalinan minit berkenaan hendaklah dikemukakan kepada Bendahari untuk rekod. |
