PANDUAN PENYELESAIAN MASALAH DI KAUNTER
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


A.  MASALAH PAPARAN NOTA DALAM SBDTP

    1.   Patron ID is invalid / The Patron’s membership has expired.

    Keadaan ini berlaku disebabkan oleh perkara-perkara berikut:
    a.  Tempoh keahlian pengguna telah tamat
    b.  Tiada rekod pelajar dalam sistem
    c.  Nombor Keahlian Perpustakaan tidak sama seperti dalam sistem
    d.  Mungkin sebab-sebab berikut (kecuali status memuaskan)
        • Ada dua kad
        • Buku dipinjam diperlukan segera oleh Perpustakaan
        • Barang tercicir
        • Buku ‘redspot’ belum dipulangkan
        • Cuti dengan Kebenaran
        • Denda belum dijelaskan
        • Dihentikan
        • Kad/Buku hilang
        • Kunci bilik karel PHS / PHS 1 / PHS 2 belum dipulangkan
        • Kunci loker PHS / PHS 1 / PHS 2 belum dipulangkan
        • Menangguh pengajian
        • Menarik diri
        • Menjadi Pelajar Lanjutan
        • Sila Rujuk Nota di Rekod Peminjam
        • Tamat pengajian
        • Tamat perkhidmatan
        • Tindakan tatatertib
    Tindakan: Semak Patron Details dan maklumkan kepada pengguna tentang masalah tersebut. Penukaran ke status memuaskan perlu disertakan bukti [salinan peperiksaan, surat pengesahan lanjutan daripada IPS, surat lanjutan projek daripada Dekan/Pensyarah, slip permohonan kad pelajar (biru/putih)] atau rujuk kepada rekod healthy campus pelajar berkenaan.

    Sekiranya keahlian tamat, kemaskini tempoh keahlian pada expiry date.

    Sekiranya kad pintar rosak, maklumkan kepada pengguna untuk merujuk ke Unit Kemasukan Pelajar bagi pelajar sepenuh masa dan Institut Pengajian Siswazah bagi pelajar lanjutan.

    2.   Accession no is invalid
      Nombor naskhah buku yang hendak dipinjam tidak terdapat dalam sistem.

      Tindakan: Isi Slip Bahan Bermasalah dan masukkan borang tersebut di dalam buku berkenaan untuk dihantar ke Bahagian Proses Teknik/Bahagian berkenaan untuk tindakan selanjutnya.

        3.   Reservation
        Tindakan: Maklumkan kepada pengguna bahawa bahan yang ditempah telah dipulangkan dan bahan tersebut boleh dipinjam.
      B.  MASALAH SIRKULASI

          1.   Menuntut buku sudah dipulangkan

        Tindakan: Semak rekod pinjaman dan cetak. Pastikan tarikh pemulangan ada. Kalau tiada tarikh pemulangan batalkan rekod serta merta. Masukkan cetakan komputer ke dalam Buku Log Penasihat Pembaca untuk tindakan lanjut. Maklumkan kepada pengguna bahawa pihak Perpustakaan akan membuat penyemakan.

          2.   Buku tidak dijumpai di rak

        Tindakan: Semak status bahan dalam Perpustakaan. Kalau bahan ada tetapi tidak dipinjam, dapatkan maklumat dari pengguna. Sekiranya beliau menyemak kali pertama, terangkan kepada beliau berkemungkinan buku tersebut sedang digunakan dan mungkin ada di atas meja.

        Sekiranya beliau telah menyemak melebihi dua kali minta beliau mengisi Borang Pencarian Bahan.

          3.   Kehilangan kad Perpustakaan/Matrik

        Tindakan: Tukar status pengguna di Patron Details kepada Kad/Buku hilang. Maklumkan kepada pengguna untuk membuat laporan di Jabatan Keselamatan. Pelajar Sepenuh Masa perlu membuat bayaran di Unit Kemasukan dan pelajar lanjutan di IPS. Bagi Ahli Publik, bayaran RM20.00 dikenakan dan perlu dijelaskan di Bahagian Sirkulasi pada waktu pejabat sahaja.

          4.   Kehilangan Buku Perpustakaan

        Tindakan: Semak rekod pinjaman dalam sistem. Buat cetakan di Checkouts untuk mendapatkan harga ganti. Masukkan cetakan tersebut di dalam Buku Log Penasihat Pembaca dan maklumkan kepada pengguna untuk datang menyemak harga buku berkenaan dalam masa 3 hari bekerja.

        Harga ganti buku boleh disemak dalam fail Buku Hilang. Semua bayaran akan dikendalikan oleh Bahagian Sirkulasi.

        Nota: Bayaran dikenakan 2 kali ganda harga buku atau pengguna membeli sendiri dan menggantikan dengan buku yang sama edisi/bentuk (paperback/hardcover) atau edisi terkini. (Jika edisi berkenaan tidak dicetak lagi).

          5.   Buku dalam urusan

        Tindakan: Sekiranya buku yang dikehendaki oleh pengguna masih dalam status “final process”, isi borang “Permintaan Bahan Dalam Urusan” atau buku di Bengkel Jilid, isi borang “Permohonan Koleksi PHS”. Borang yang telah lengkap diisi hendaklah diletakkan di dalam Buku Log Penasihat Pembaca. Bahagian Sirkulasi akan menghubungi pengguna dalam tempoh 7 hari bekerja.