| 1. PENGENALAN |
Terma Rujukan Jawatankuasa Pelupusan Koleksi Perpustakaan ini adalah bagi memenuhi fungsi Perpustakaan Universiti Sains Malaysia sebagai gedung ilmu. Perpustakaan ini yang telah ditubuhkan pada tahun 1969, sentiasa meningkatkan kadar perolehan bahan baharu bagi memastikan Perpustakaan mempunyai koleksi yang mantap dan terkini. Disebabkan perkembangan dan perubahan ilmu dan teknologi maka kandungan koleksi Perpustakaan perlu dinilai dari semasa ke semasa agar ianya sentiasa mantap, terkini dan relevan. Bagi memastikan penilaian ke atas koleksi dapat dijalankan secara tepat dan mengikut peraturan maka Terma Rujukan Jawatankuasa Pelupusan Koleksi Perpustakaan diwujudkan. |
| 2. TUJUAN |
Memastikan proses pelupusan koleksi Perpustakaan dijalankan secara terancang dan sistematik supaya koleksi Perpustakaan Universiti Sains Malaysia sentiasa terkini, mantap, sempurna dan relevan untuk pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. |
| 3. PEMAKAIAN DAN PUNCA KUASA |
Terma Rujukan ini diterimapakai sebagai panduan untuk pengurusan pelupusan koleksi Perpustakaan Universiti Sains Malaysia dan hendaklah dibaca bersama dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih, Bab E, Pelupusan dan Bab F, Kehilangan dan Hapuskira(2008) atau mana-mana peraturan yang diterima pakai oleh Universiti dari semasa ke semasa. |
| 4. DEFINISI |
|
|
Adalah merujuk kepada: “1. Sesuatu yang dikumpulkan; 2. Pengumpulan sesuatu untuk kajian, perban¬dingan, atau pameran.” (Kamus Dewan, 2005) |
|
“Apa-apa bentuk perkara bertulis, bercetak atau grafik yang di atas atau di dalamnya maklumat ditulis, direkodkan, disimpan, dipamerkan atau dikeluarkan semula, termasuk manuskrip, naskhah taip, buku, akhbar, majalah berkala, risalah, peta, mikrofom, kertas muzik, fotograf, filem sinematografi, piring hitam, rakaman video dan audio dan rakaman lain pada kertas, filem atau bahan lain dan salinannya.” (Akta Perpustakaan Negara Malaysia, 1972) |
| 5. KRITERIA PERLUPUSAN |
Berikut ialah criteria pelupusan koleksi Perpustakaan bagi bahan yang telah melalui proses pilih buang: |
|
a) Bahan rosak dan tidak boleh dibaiki atau diganti. |
b) Kebanyakan muka surat bahan telah hilang. |
c) Bahan media yang rosak dan tidak boleh dirawat atau dibaiki. |
|
a) Maklumat bahan yang tidak sah lagi untuk dijadikan rujukan kerana berlaku perubahan dasar, sistem pendidikan atau kurang nilai karya. |
b) Usia dan maklumat bahan lama serta tidak sesuai untuk rujukan kini. |
c) Menggunakan bahasa yang tidak selaras dengan sistem pendidikan Negara. |
5.3 Kesesuaian Untuk Dirujuk |
a) Bahan mengenai teknologi maklumat yang sudah tidak sesuai dengan perkembangan teknologi terkini dan tidak mempunyai nilai dari segi rujukan. |
b) Edisi atau versi bahan yang telah lapuk. |
|
a) Bahan mempunyai bilangan naskhah yang banyak dan berlebihan. |
| 6. TATACARA PELUPUSAN |
Tatacara yang harus dipatuhi untuk melaksanakan proses pelupusan adalah: |
a) Bahagian Sirkulasi/Bahagian Bahan Bersiri melakukan proses pilihbuang (weeding process) terlebih dahulu untuk menentukan bahan yang hendak dilupus benar-benar sesuai untuk dikeluarkan daripada rekod simpanan. |
b) Bahagian Sirkulasi/Bahagian Bahan Bersiri menyenaraikan bahan yang hendak dilupus meliputi butiran bibliografi (judul, nombor panggilan, nombor perolehan, tahun diterbitkan, ISBN), kuantiti dan catatan sebab untuk dilupuskan. Bahan yang disenaraikan dimasukkan ke dalam kotak/diletakkan di atas troli, yang berlabel bersama senarai. |
c) Bahagian Sirkulasi/Bahagian Bahan Bersiri menghantar surat permohonan pelupusan kepada Ketua Pustakawan bersama senarai pelupusan bahan. |
d) Ketua Pustakawan hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pelupusan Koleksi Perpustakaan untuk membuat penilaian ke atas bahan-bahan yang akan dicadangkan untuk dilupus setelah mendapat kelulusan di peringkat Universiti. |
e) Komposisi keahlian Jawatan kuasa Pelupusan Koleksi Perpustakaan hendaklah termasuk: |
i) Ketua Bahagian Sirkulasi |
ii) Ketua Bahagian Perolehan |
iii) Ketua Bahagian Pengkatalogan; dan |
iv) Ketua Bahagian Bahan Bersiri |
f) Jawatankuasa melaporkan hasil penilaian kepada Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan atau Ketua Pustakawan untuk kelulusan di peringkat Jabatan. |
g) Jawatankuasa memohon kelulusan di peringkat Universiti dengan merujuk kepada Tatacara Pengurusan Aset Alih, Bab E, Pelupusan, no. 4 danBab F, Kehilangan dan Hapuskira, no. 5.4 a dan b. |
h) Jawatankuasa mengasingkan bahan yang telah diperakukan untuk dilupuskan. |
i) Bahagian Pengkatalogan mengemaskini rekod dalam Sistem Bersepadu Dalam Talian Perpustakaan (SBDTP) bagi setiap bahan yang telah mendapat kelulusan untuk dibuat pelupusan. |
j) Bahagian Pentadbiran dan Perkhidmatan Sokongan, Pejabat Ketua Pustakawan bertanggungjawab mengurus pelupusan bahan. |
k) Jawatankuasa memastikan proses pelupusan berjalan seperti yang telah ditetapkan dan hantar laporan kepada Ketua Pustakawan setelah selesai proses pelupusan. |
l) Senarai bahan lupus disimpan di Bahagian Perolehan. |
| 7. KAEDAH PERLUPUSAN |
Kaedah untuk melaksana pelupusan adalah tertakluk kepada Tatacara Pengurusan Aset Alih, Bab E, Pelupusan (2008) dan boleh dilaksanakan melalui mana-mana satu atau lebih kaedah berikut: |
a) Jualan melalui sebut harga bagi kuantiti yang banyak. Hasil jualan akan dikreditkan ke dalam akaun Universiti. |
b) Jualan terus kepada kilang-kilang kitar semula atau ejen yang dilantik bagi kuantiti bahan yang sedikit. Hasil jualan juga akan dikreditkan ke dalam akaun Universiti. |
c) Pembakaran hendaklah dibuat mengikut peraturan semasa mengenai kualiti alam sekitar dan garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar. |
d) Bahan yang mengandungi maklumat peribadi orang perseorangan hendaklah dirincih sebelum proses penjualan. |
e) Pelupusan secara tanam hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah yang sesuai supaya tidak mengancam atau menjejaskan alam sekitar. |
f) Sumbangan kepada pusat sumber sekolah. |
