PANDUAN PENAMBAHAN SUMBER MAKLUMAT KE STOK
PERPUSTAKAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA


1.   Pendahuluan
Seksyen Pengurusan Sumber yang terdiri daripada Bahagian Perolehan (BP), Bahagian Pengkatalogan (BPK). Bahagian Bahan Bersiri (BBB) dan Bahagian Pendigitalan dan Repositori (BPR) bertanggunjawab mengurus perolehan bahan sumber maklumat Perpustakaan yang merangkumi bahan bercetak dan bahan bukan bercetak. Panduan ini adalah sebagai rujukan dalam prosedur kerja penerimaan, penambahan ke stok koleksi dan penerimaan dalam sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS) bagi kedua-dua jenis bahan sumber maklumat.

2.   Objektif
    • Memastikan bahan sumber maklumat Perpustakaan yang diterima diuruskan dengan cekap dan efektif
    • Memastikan bahan sumber maklumat Perpustakaan diproses mengikut piawaian yang ditetapkan oleh Perpustakaan
3.   Penerimaan dan Penambahan Bahan Sumber Maklumat

    3.1  Buku
    3.1.1.  Penerimaan bahan
    a.  Semak fizikal, kualiti bahan dan harga pada invois. Susun bahan di atas troli mengikut invois
    b.  Isi Borang Aduan Bekalan/Perkhidmatan/kerja Lihat: PUSM/2/PK01/BK03 Ambil tindakan berikut jika terdapat kecacatan fizikal atau kesilapan invois:
        • Minta invois baharu daripada pembekal.
        • Kembalikan bahan rosak atau salah bekal kepada pembekal
    c.  Masukkan slip arahan yang berkenaan ke dalam buku
        Contoh:
        i. arkib baharu daripada pembekal.
        ii. rbm
        iii. Bahan Iringan Media
        iv. Slip pemprosesan bahan
    d.  Isikan Jadual Penerimaan Bahan Pesanan. Lihat: PUSM/2/PK01/BK04
    e.  Labelkan troli dengan label BUKU PESANAN (PHS dan PHT sahaja) dan BUKU UNTUK DIPROSES (PK sahaja).
    f.  Semak butiran pesanan di dalam invois dan SBDTP. Cop TERIMA dalam fail pesanan.
    g.  Asingkan buku yang ada bahan iringan media.
    h.  Rekodkan maklumat invois ke dalam Pangkalan Data Penerimaan Buku Berinvois untuk bahan yang sempurna (PHS sahaja).
    i.  Labelkan troli dengan label UNTUK LABEL KOD BAR.
    3.1.2  Penambahan bahan ke stok
    a.  Buku
        i. Emboss hak milik pada mukasurat judul dan mukasurat 99.
        ii. Emboss hak milik pada mukasurat 49 jika buku kurang daripada 99 mukasurat.
        iii. Emboss hak milik di sebelah kanan mukasurat tengah jika buku kurang daripada 49 mukasurat.
        iv. Copkan hak milik Perpustakaan di ketiga-tiga sisi buku.
        v. Tampal label kod bar pada:
          • Bahagian dalam kulit belakang.
          • Belakang mukasurat judul pada tempat yang sesuai.
        vi. ekatkan Slip tarikh pemulangan untuk Koleksi Jarak Jauh kecuali buku Pusat Wilayah Pulau Pinang Lihat: PUSM/2/PK01/BK05
        vii. Potong maklumat yang diperlukan dari jaket buku (jika ada) untuk naskhah rak terbuka dan lekatkan di bahagian dalam kulit depan buku atau di mana-mana ruang yang sesuai.
        viii. Rekodkan nombor kod bar yang telah digunakan dalam Buku Rekod Penghantaran Buku dan Bahan Media ke Bahagian Pengkatalogan dan catat pada salinan kedua invois (PHS sahaja).
        ix. Rekodkan nombor-nombor kod bar yang telah digunakan ke dalam Buku Rekod Nombor Kod Bar dan catat pada salinan kedua invois.
        x. Isi Jadual Penerimaan Bahan Pesanan Lihat: PUSM/2/PK01/BK04 dan letakkan pada troli yang berlabel UNTUK PENERIMAAN.
    b.  Buku dengan bahan iringan media
        i. Semak fizikal dan kualiti bahan mengikut Panduan Pemeriksaan Bahan Media.
        ii. Lekatkan label OK pada bahan yang sempurna.
        iii. Lekatkan label ROSAK pada bahan yang rosak. Ambil tindakan berikut:
          • Isikan Borang Aduan Bekalan/Perkhidmatan/kerja. Lihat: PUSM/2/PK01/BK03. Nyatakan jenis kerosakan
          • Minta invois baharu daripada pembekal.
          • Kembalikan bahan rosak bersama buku kepada pembekal.
        iv. Rekodkan butir-butir di dalam Buku Rekod Pergerakan Bahan Iringan Media dan hantar buku dengan bahan iringan media ke Bahagian Pengkatalogan untuk dikatalog (PK sahaja).
        v. Beri nombor kod bar untuk bahan iringan.
        vi. roses buku untuk penambahan ke stok seperti para 3.1.2 (a) (i)-(ix).
    c.  Buku Nadir
        Panduan ini diguna pakai di Perpustakaan Hamzah Sendut (PHS) sahaja.
        i. Pastikan buku nadir tidak ditulis atau dicop dengan apa- apa tulisan atau perkataan.
        ii. Tampal label kod bar pada Kad Buku Nadir Lihat: PUSM/3/PK01/BK18
    d.  Buku Koleksi Malaysiana
        Panduan ini diguna pakai di Perpustakaan Hamzah Sendut (PHS) sahaja.
        i. Proses buku untuk penambahan ke stok seperti para 3.1.2 (a) (i)-(ix).
        ii. Kekalkan jaket atau kotak buku (jika ada).ekalkan jaket atau kotak buku (jika ada).
    e.  Buku Naskhah Ganti/Buku/Majalah (Jilid)
        Proses buku untuk penambahan ke stok seperti para 3.1.2 (a) (i)-(ix).
    f.  Buku Pusat Pengajian Pendidikan Jarak Jauh, Buku Hadiah dan Koleksi Khas Persendirian (PHS sahaja).
         Proses buku untuk penambahan ke stok seperti para 3.1.2 (a) (i)-(ix).
    g.  Majalah
        i. Semak fizikal bahan. Isikan Borang Aduan Bekalan/Perkhidmatan/kerja. Lihat: PUSM/2/PK01/BK3. Maklumkan kepada pembekal jika bahan rosak.
        ii. Cop tarikh penerimaan dan sahkan surat akuan penerimaan daripada pembekal.
        iii. Hantar satu salinan surat akuan penerimaan kepada pembekal dan failkan satu salinan.
        iv. Semak rekod melalui judul dalam SBDTP
        v. Serahkan bahan kepada Pustakawan untuk dikatalog bagi judul yang tidak terdapat dalam SBDTP.
        vi. Rekodkan penerimaan isu dalam SBDTP.
        vii. Catat nombor panggilan di kulit hadapan isu (kecuali PHT).
        viii. Letak / susun majalah di lokasi yang ditetapkan.
    3.1.3  Penerimaan bahan dalam SBDTP
    a.  Buku
        i. Buat penerimaan buku ke dalam SBDTP (Modul Perolehan).
        ii. Rekodkan jumlah buku yang dihantar di dalam Buku Rekod Penghantaran Buku ke Bahagian Pengkatalogan (PHS & PK sahaja).
        iii. Hantar buku ke Bahagian Pengkatalogan.
    b.  Majalah
        Kemaskini rekod majalah dalam SBDTP.
    c.  Buku Elektronik
        i. Terima url ebook untuk pengesahan
        ii. Semak keupayaan untuk akses.
        iii. Isi Borang Verifikasi Buku Elektronik. Lihat: PUSM/2/PK01/BK06.

    3.2  Bahan Media
    3.2.1.  Penerimaan bahan
    a.  Semak fizikal, kualiti bahan dan harga pada invois. Susun bahan di atas troli mengikut invois
    b.  Isikan borang Borang Aduan Bekalan/Perkhidmatan/kerja . Lihat: PUSM/2/PK01/BK03, jika terdapat kerosakan kualiti atau kesilapan invois
          • Mohon invois baharu daripada pembekal jika terdapat bahan atau invois yang bermasalah
          • Kembalikan bahan rosak atau salah bekal kepada Pembekal.
    c.  Semak harga, butiran pesanan di dalam invois dan SBDTP.
    d.  Rekodkan butir-butir di dalam Buku Rekod Pergerakan Bahan Media (PHS & PK).
    e.  Hantar bahan media ke Bahagian Pentadbiran dan Perkhidmatan Sokongan (BPPS) untuk pemeriksaan kualiti (PHS sahaja). Rujuk: Panduan Pemeriksaan Bahan Media.
          • Lekatkan label OK pada bahan yang sempurna.
          • Lekatkan label ROSAK pada bahan yang rosak.
    f.  Rekodkan butiran pemeriksaan bahan di dalam Buku Rekod Pergerakan Bahan Media/Perolehan Bahan Media.
    g.  Beri nombor kod bar untuk bahan media.
    h.  Hantar semula bahan ke Bahagian Perolehan (PK sahaja).
    3.2.2.  Penerimaan bahan dalam SBDTP
    a.  Input maklumat bahan ke dalam SBDTP.
    b.  Tulis nombor kodbar pada salinan kedua invois (PHS sahaja).
    c.  Rekodkan butir-butir di dalam:
          • Buku Rekod Pergerakan Bahan Media (PK).
          • Buku Rekod Penghantaran Buku dan Bahan Media ke Bahagian Pengkatalogan (PHS).
    d.  Hantar bahan ke Bahagian Pengkatalogan.

    3.3  Bahan Mikrobentuk (PHS sahaja)
    3.3.1.  Penerimaan bahan
    a.  Semak fizikal dan harga pada invois. Susun bahan di atas troli mengikut invois
    b.  Isikan Jadual Penerimaan Bahan Pesanan. Lihat: PUSM/2/PK01/BK04.
    c.  Labelkan troli dengan label BAHAN PESANAN.
    d.  Semak harga, butiran pesanan di dalam invois dan SBDTP.
    e.  Rekodkan butir-butir pesanan di dalam Buku Rekod Pergerakan Bahan Mikrobentuk
    f.  Hantar bahan ke Bahagian Malaysiana dan Arkib untuk pemeriksaan kualiti. Rujuk: Panduan Bahan Mikrobentuk.
    3.3.2.  Penerimaan bahan dalam SBDTP
    a.  Input maklumat bahan ke dalam SBDTP.
    b.  Tulis nombor mikrobentuk pada salinan kedua invois.
    c.  Ikut langkah penerimaan bahan seperti para 3.1.2 (a) (i)-(ix).
    d.  Rekodkan butir-butir bahan di dalam Buku Rekod Pergerakan Bahan Mikrobentuk.
    e.  Hantar bahan ke Bahagian Malaysiana dan Arkib.

    3.4  Bahan Pendigitalan
    3.4.1.  Penerimaan bahan
    a.  Terima dan semak bahan daripada Bahagian Bahan Bersiri.
    b.  Isih bahan mengikut kategori dan Pusat Pengajian.
    c.  Imbas bahan.
    d.  Sunting bahan.
    e.  Muat naik bahan.
    f.  Hantar buku/cakera padat ke bahagian berkenaan.
    g.  Penambahan bahan ke Stok.
    h.  Rujuk: Panduan Pendigitalan dan Muatnaik Bahan ke Sistem Repositori.

4.   ALIRAN KERJA PEROLEHAN BAHAN SUMBER MAKLUMAT

    Aliran Kerja Penerimaan dan Penambahan Bahan Sumber Maklumat ke Stok
5.   Pindaan Panduan

    Semakan Panduan Penambahan Sumber Maklumat Ke Stok akan dibuat berdasarkan keperluan semasa.
Pemilik Dasar ini Perpustakaan Universiti Sains Malaysia
Pegawai bertanggungjawab Ketua Pustakawan
Diperakukan oleh Engku Razifah Engku Chik
Tarikh kuatkuasa 30 Ogos 2018
Pihak yang boleh dihubungi untuk pertanyaan tentang Dasar ini Ketua Bahagian Perolehan

                 Ketua Pustakawan boleh mengambil tindakan pentadbiran yang sesuai untuk melaksanakan Dasar
                 ini agar selari dengan hasrat dan tujuan Dasar ini digubal dan dilaksanakan.